Al weer een paar jaar geldt voor alle bedrijven met personeel de werkkostenregeling (WKR). In de WKR mag je in 2019 (net als in 2018) 1,2% van de fiscale loonsom (de “vrije ruimte”) onbelast vergoeden. Daarboven ben je 80% eindheffing verschuldigd. De afrekening vindt 1x per jaar achteraf plaats in de loonaangifte van januari van het jaar daarop.

De regeling lijkt ingewikkeld in elkaar te zitten en dat is ook zo. In feite is alles wat aan werknemers wordt verstrekt of vergoed belast. Dat gaat zo bij loon in geld, loon in natura en onkostenvergoedingen. Daarop komt in mindering de posten ‘gerichte vrijstellingen’, ‘nihil waarderingen’ en ‘intermediaire kosten’ die gewoon onbelast blijven. Dat betekent dat je voor veel kosten moet nagaan of ze onder een vrijstelling vallen of dat ze in de vrije ruimte uitkomen.

  • gerichte vrijstellingen, dit zijn een aantal specifiek benoemde kosten die vrij vergoed mogen worden
    • vervoer en reiskosten (tot € 0,19/km)
    • reis- en verblijfkosten, overwerkmaaltijden (let op: gewone maaltijden in de bedrijfskantine zijn wel belast tegen € 3.20/maaltijd)
    • cursussen en vakliteratuur
    • noodzakelijke gereedschappen en computers of communicatiemiddelen
    • korting op produkten uit eigen bedrijf (tot 20% of max € 500

  • nihil-waarderingen, met name kosten die samenhangen met de werkplek
    • bedrijfsfitness op de zaak, arbovoorzieningen
    • rente op personeelslening voor fiets of elektrische scooter of woonhuis
    • OV jaarkaart als deze ook voor het werk wordt gebruikt

  • intermediaire kosten: dit zijn kosten die de werknemer voor de zaak heeft voorgeschoten
    • kosten voor de zakelijke auto
    • aangeschafte zaken die in bezit van het bedrijf komen
    • kosten voor externe representatie

 

Bottom-line is het natuurlijk zo dat de ‘vrije ruimte’ echt van belang is voor de WKR. De volgende kosten vallen onder die rest categorie en waarover je belasting moet betalen als je boven de 1,2% uit komt

  1. Geschenken bij feestdagen (kerstpakket) en jubilea en andere kleine geschenken in natura (< € 70)
  2. Maaltijden verstrekt in de bedrijfskantine
  3. Vergoedingen eigen vervoer, voor zover meer dan € 0,19 per km (daaronder valt ook parkeer-, veer- en tolgelden)
  4. Boetes, voor zover niet verhaald op de werknemer
  5. Werkkleding die de werkplek mag verlaten, die in privé te dragen is
  6. Contributie personeelsvereniging en vakbond, golfclub, Rotary etc
  7. Ter beschikking gestelde fiets, scooter e.d.
  8. Internet en vergelijkbare communicatiemiddelen thuis
  9. Personeelsfeesten, -reizen en dergelijke (op de werkplek zijn deels vrijgesteld)
  10. Persoonlijke verzorging
  11. Kosten inrichting werkruimte in woning werknemer

Vaste onkostenvergoeding

Voor de kosten die niet onder de vrije ruimte vallen mag ook een vaste onkostenvergoeding worden betaald. Daarvoor is wel vereist dat vooraf een onderzoek wordt uitgevoerd naar de hoogte en de regelmaat van de kosten. Is een dergelijk onderzoek niet uitgevoerd dan moet de hele kostenvergoeding worden opgenomen in de vrije ruimte.

Besparingsmogelijkheden

De werkkostenregeling is niet echt een administratieve lastenverlichting gebleken. Wel is er een aantal zaken die vanuit loonheffing perspectief mogelijkheid tot besparing biedt, denk aan:

  • de eindheffing is 80% over het netto loon, dat is gunstiger dan het toptarief voor de IB (2018 51,95%). Veel mensen met een hoog IB-tarief, dan valt er met de werkkostenregeling mogelijk wat te besparen
  • bedrijfsfeestjes op de zaak kan onder voorwaarden onder de nihil waardering vallen en dus onbelast blijven. Dat geldt niet voor bedrijfsfeestjes buiten de deur
  • snacks of consumpties op het werk kunnen onbelast worden verschaft, tenzij het om maaltijden gaat
Nog een keer de werkkostenregeling…