Handige tip Outlook365-Yuki

Facturen die via de mail bij je binnen komen kun je eenvoudig forwarden naar je Yuki boekhouding. Je kunt dat natuurlijk handmatig doen, zodra je een factuur binnen krijgt, maar het kan in Outlook ook volautomatisch. Dit werkt als volgt:

Voor dat je dit doet, ga in Outlook op zoek naar een leverancier die geregeld een factuur met PDF naar je stuurt. Noteer het mailadres vanwaar de factuur naar jou is gestuurd. Kijk verder naar een tekst in de aanhef van de mail die elke keer gebruikt wordt, bijvoorbeeld ‘factuur dienstverlening’. Deze tekst gaan we voor de ‘regelinstelling’ in Outlook gebruiken.

Ga in outlook naar “Bestand” en kies “regels en waarschuwingen”.

Klik op de button ‘nieuwe regel’ en vervolgens “regel toepassen op berichten die ik ontvang

We maken bij stap 1 de volgende regels aan

  • afkomstig van personen of openbare groep
  • met specifieke tekst in de berichtkop

Vervolgens klik je bij stap 2 op “personen of openbare groep”. In het scherm ‘Regeladres’ dat opent vul je bij “van” het mailadres in van de leverancier, waarvan je regelmatig facturen per mail ontvangt.

Vervolgens klik je op ‘specifieke tekst’. In het scherm ‘Tekst zoeken” kun je invullen het steeds terugkerende woord in de aanhef van de mail (zoals hierboven als voorbeeld genoemd: “factuur dienstverlening”.

Klik op ‘volgende” , plaats een vinkje in ‘stuur het bericht door naar personen of openbare groep’. Klik op ‘personen of openbare groep’ en vul bij ‘aan’ het mailadres van jouw Yuki boekhouding in.

Klik tenslotte op ‘voltooien’ en vanaf nu worden mails, afkomstig van het door jou ingegeven mailadres, met in de berichtkop de door jou ingegeven woorden automatisch naar je Yuki boekhouding doorgestuurd.

Om vervuiling in Yuki te voorkomen willen we vragen te letten op het volgende:

  • alleen mails met daarin een PDF factuur kunnen zo worden doorgestuurd. Zit er in de mail een linkje naar bijvoorbeeld een portaal, dan werkt bovenstaande niet
  • Het blijft jouw verantwoordelijkheid dat facturen in Yuki worden aangeleverd. Hou daarom wel geregeld de Postbus in Yuki in de gaten om vast te stellen dat het automatisch doorsturen naar behoeven werkt.

Je zult van Offfice365 vermoedelijk een bericht ontvangen met de tekst “An informational alert has been triggered”. Dit is gebruikelijk en wordt gestuurd omdat mails automatisch worden doorgestuurd.

Get 30% off your first purchase

X